Definisi Organisasi & Macam-macam Organisasi
1. Organisasi adalah susunan dan aturan dari berbagai-bagai
bagian (orang dsb) sehingga merupakan kesatuan yang teratur. (W.J.S.
Poerwadarminta, Kamus Umum Bahasa Indonesia)
2. Organisasi adalah sistem sosial yang memiliki identitas
kolektif yang tegas, daftar anggota yang terperinci, program kegiatan yang
jelas, dan prosedur pergantian anggota.
3. Menurut Stoner, organisasi adalah suatu pola
hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan manajer
mengejar tujuan bersama.
4.Menurut James D. Mooney, organisasi adalah bentuk setiap
perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.
5. Menurut Chester I. Bernard, organisasi merupakan suatu
sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih
6. Organisasi (Yunani: ὄργανον,
organon – alat) adalah suatu kelompok orang yang memiliki tujuan yang sama.
Baik dalam penggunaan sehari-hari maupun ilmiah, istilah ini digunakan dengan
banyak cara.
Pengertian di bawah ini diperoleh dari artikel yang berjudul
PENGARUH KEPUASAN KERJA DAN STRESS DIHADAPKAN DENGAN KONSELING DALAM TINGKAT
PRODUKTIFITAS DAN PRESTASI KERJA SUATU ORGANISASI oleh : Mistiani, S.sos,
Puslitbang Strahan Balitbang Dephan
7. Organisasi adalah bentuk formal dari sekelompok manusia
dengan tujuan individualnya masing-masing (gaji, kepuasan kerja, dll) yang
bekerjasama dalam suatu proses tertentu untuk mencapai tujuan bersama (tujuan
organisasi). Agar tujuan organisasi dan tujuan individu dapat tercapai secara
selaras dan harmonis maka diperlukan kerjasama dan usaha yang sungguh-sungguh
dari kedua belah pihak (pengurus organisasi dan anggota organisasi) untuk
bersama-sama berusaha saling memenuhi kewajiban masing-masing secara
bertanggung jawab, sehingga pada saat masing-masing mendapatkan haknya dapat
memenuhi rasa keadilan baik bagi anggota organisasi/pegawai maupun bagi
pengurus organisasi/pejabat yang berwenang.
8. Organisasi adalah suatu koordinasi rasional kegiatan
sejumlah orang untuk mencapai tujuan umum melalui pembagian pekerjaan dan
fungsi lewat hirarki otoritas dan tanggungjawab (Schein). Karakterisitik
organisasi menurut Schein meliputi : memiliki struktur, tujuan, saling
berhubungan satu bagian dengan bagian yang lain untuk mengkoordinasikan
aktivitas di dalamnya.
9. Organisasi adalah sistem hubungan yang terstruktur yang
mengkoordinasikan usaha suatu kelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu
(Kochler).
10. Organisasi adalah suatu bentuk sistem terbuka dari
aktivitas yang dikoordinasi oleh dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan
bersama.
Macam-macam kelompok:
Menurut Robert Bierstedt, kelompok memiliki banyak jenis dan
dibedakan berdasarkan ada tidaknya organisasi, hubungan sosial antara kelompok,
dan kesadaran jenis. Bierstedt kemudian membagi kelompok menjadi empat macam:
* Kelompok statistik, yaitu kelompok yang bukan organisasi,
tidak memiliki hubungan sosial dan kesadaran jenis di antaranya. Contoh:
Kelompok penduduk usia 10-15 tahun di sebuah kecamatan.
* Kelompok kemasyarakatan, yaitu kelompk yang memiliki
persamaan tetapi tidak mempunyai organisasi dan hubungan sosial di antara
anggotanya.
* Kelompok sosial, yaitu kelompok yang anggotanya memiliki
kesadaran jenis dan berhubungan satu dengan yang lainnya, tetapi tidak terukat
dalam ikatan organisasi. Contoh: Kelompok pertemuan, kerabat.
* Kelompok asosiasi, yaitu kelompok yang anggotanya
mempunyai kesadaran jenis dan ada persamaan kepentingan pribadi maupun
kepentingan bersama. Dalam asosiasi, para anggotanya melakukan hubungan sosial,
kontak dan komunikasi, serta memiliki ikatan organisasi formal. Contoh: Negara,
sekolah
Ciri-ciri Organisasi adalah:
a.Adanya komponen (atasan dan bawahan)
b.Adanya kerja sama (cooperative yang berstruktur dari
sekelompok orang)
c.Adanya tujuan
d.Adanya sasaran
e.Adanya keterikatan format dan tata tertib yang harus
ditaati
f.Adanya pendelegasian wewenang dan koordinasi tugas-tugas
g.Organisasi bertambah besar
h.Pengolahan data semakin cepat
i.Penggunaan staf lebih intensif
j.Kecendrungan spesialisasi
k.Adanya prinsip-prinsip atau azas-azas organisasi
l.Unsur-unsur organisasi lebih lengkap
Unsur-unsur Organisasi
a.Manusia (Man)
b.Kerjasama
c.Tujuan Bersama
d.Peralatan (Equipment)
e.Lingkungan
f.Kekayaan alam
g.Kerangka/Konstruksi Mental Organisasi
Dan Ini Macam” Organisasi :
UN = United Nation = PBB (1945)
UNICEF = United Nations International Childrens Emergency
Fund (1946), namun namanya diganti setelah thn 1953 menjadi: United Nations
Children’s Fund.
UNESCO = the United Nations Educational, Scientific and
Cultural Organization (16 November 1945)
UNCHR = United Nations Commission on Human Rights (2006)
UNHCR = Uited Nations High Commissioner for Refugees (14
Desember 1950)
UNDPR = The United Nations Division for Palestinian Rights
(2 Desember 1977)
UNSCOP = The United Nations Special Committee on Palestine
(May 1947, oleh 11 negara)
WHO = World Health Organization (7 April 1948)
IMF = International Monetary Fund (Juli 1944, 180 negara)
NATO = North Atlantic Treaty Organisation (4 April 1949)
NGO = Non-Governmental Organizations
(Dalam bahasa Indonesia Lembaga Swadaya Masyarakat – LSM, yg
didirikan oleh perorangan atau per-group dan tdk terikat oleh pemerintah.
GREENPEACE (40 negara, dari Europe, State of America, Asia,
Africa dan Pacific, semenjak 1971).
AMNESTY International (1961, memiliki sekitar 2,2 juta
anggota, dari 150 negara, organisasi yg membantu menghentikan
penyelewengan/pelecehan hak azasi manusia)
WWF = the World Wildlife Fund (1985, Memiliki hampir 5 juta
pendukung, distribusi dari lima benua, memiliki perkantoran/perwakilan di 90
negara).
G8 = Group of Eight, kelompok negara termaju di dunia.
Sebelumnya G6 pd thn 1975, kemudian dimasuki oleh Kanada 1976 (Perancis,
Jerman, Italia, Jepang, Britania Raya, Amerika Serikat, Kanada dan Rusia (tidak
ikut dalam seluruh acara), serta Uni Eropa.
EU = The European Union (27 negara anggota, 1 november 1993)
DANIDA = Danish International Development Assistance
(Organisasi yg memberikan bantuan kepada negara2 miskin, pengungsi, bencana
alam)
ICRC = International Committee of the Red Cross (1863) =
Palang Merah, gerakan bantuan kemanusiaan saat bencana alam atau peperangan.
OPEC = Organization of the Petroleum Exporting Countries
(1960, anggota 13 negara, termasuk Indonesia)
ASEAN = Association of Southeast Asian Nations = Perhimpunan
Bangsa-bangsa Asia Tenggara (PERBARA) ( Dibentuk 8 Agustus 1967, memiliki 10
negara anggota, Timor Leste dan Papua new Guinea hanya sebagai pemantau, dan
masih mempertimbangkan akan menjadi anggota)
Struktur organisasi
Struktur adalah
cara sesuatu disusun atau dibangun Organisasi adalah suatu wadah berkumpulnya
minimal dua orang untuk mencapai sebuah tujuan
Struktur Organisasi adalah Suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian secara
posisi yang ada pada perusahaaan dalam menjalin kegiatan operasional untuk
mencapai tujuan
Struktur
organisasi Pusdiklat
Struktur
organisasi adalah
bagaimana pekerjaan dibagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan secara formal.[1]
Elemen struktur organisasi
Ada enam elemen kunci yang perlu diperhatikan oleh para manajer ketika hendak mendesain struktur, antara
lain:[1]
- Spesialisasi pekerjaan. Sejauh mana
tugas-tugas dalam organisasi
dibagi-bagi ke dalam beberapa pekerjaan tersendiri.
- Departementalisasi.
Dasar yang dipakai untuk mengelompokkan pekerjaan secara bersama-sama.
Departementalisasi dapat berupa proses, produk, geografi, dan pelanggan.
- Rantai
komando. Garis wewenang yang tanpa putus yang membentang dari puncak organisasi ke eselon paling bawah dan
menjelaskan siapa bertanggung jawab kepada siapa.
- Rentang
kendali. Jumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh seorang manajer secara
efisien dan efektif.
- Sentralisasi
dan Desentralisasi. Sentralisasi mengacu pada sejauh mana tingkat
pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik di dalam organisasi.
Desentralisasi adalah lawan dari sentralisasi.
- Formalisasi.
Sejauh mana pekerjaan-pekerjaan di dalam organisasi dibakukan.
Desain
organisasi yang umum ==
Struktur sederhana
Struktur sederhana adalah sebuah struktur yang
dicirikan dengan kadar departementalisasi yang rendah, rentang kendali yang
luas, wewenang yang terpusat pada seseorang saja, dan sedikit formalisasi.[1] Struktur sederhana paling banyak
dipraktikkan dalam usaha-usaha kecil di mana manajer dan pemilik adalah orang yang satu dan
sama.[1] Kekuatan dari struktur ini adalah
kesederhanaannya yang tercermin dalam kecepatan, kefleksibelan, ketidakmahalan
dalam pengelolaan, dan kejelasan akuntabilitas.[1] Satu kelemahan utamanya adalah struktur
ini sulit untuk dijalankan di mana pun selain di organisasi kecil karena struktur sederhana
menjadi tidak memadai tatkala sebuah organisasi berkembang karena
formalisasinya yang rendah dan sentralisasinya yang tinggi cenderung
menciptakan kelebihan beban (overload) di puncak.[1]
Birokrasi
Birokrasi adalah sebuah struktur dengan
tugas-tugas operasi yang sangat rutin yang dicapai melalui
spesialisasi, aturan dan ketentuan yang sangat formal, tugas-tugas yang
dikelompokkan ke dalam berbagai departemen fungsional, wewenang terpusat,
rentang kendali yang sempit, dan pengambilan keputusan yang mengikuti rantai
komando.[1]
Kekuatan utama
birokrasi ada kemampuannya menjalankan kegiatan-kegiatan yang terstandar secara
sangat efisien, sedangkan kelemahannya adalah dengan spesialisasi yang
diciptakan bisa menimbulkan konflik-konflik subunit, karena tujuan-tujuan unit
fungsional dapat mengalahkan tujuan keseluruhan organisasi.[1] Kelemahan besar lainnnya adalah ketika
ada kasus yang tidak sesuai sedikit saja dengan aturan, tidak ada ruang untuk
modifikasi karena birokrasi hanya efisien sepanjang karyawan menghadapi masalah
yang sebelumnya telah mereka hadapi dan sudah ada aturan keputusan terprogram
yang mapan.[1]
Struktur matriks
Struktur
matriks adalah sebuah struktur yang menciptakan garis wewenang ganda
dan menggabungkan departementalisasi fungsional dan produk.[1] Struktur matriks dapat ditemukan di
agen-agen periklanan, perusahaan pesawat terbang, laboratorium penelitian dan
pengembangan, perusahaan konstruksi, rumah sakit, lembaga-lembaga pemerintah,
universitas, perusahaan konsultan manajemen, dan perusahaan hiburan.[2]
Pada
hakikatnya, struktur matriks menggabungkan dua bentuk departementalisasi:
fungsional dan produk[1] Kekuatan departementalisasi fungsional
terletak, misalnya, pada penyatuan para spesialis, yang meminimalkan jumlah
yang diperlukan sembari memungkinkan pengumpulan dan pembagian sumber daya khusus untuk keseluruhan produk.[1] Kelemahan terbesarnya adalah sulitnya
mengoordinasi tugas para spesialis fungsional yang beragam agar kegiatan mereka
rampung tepat waktu dan sesuai anggaran.[1] Departementalisasi produk, di lain
pihak, memiliki keuntungan dan kerugian yang berlawanan.[1] Departementalisasi ini memudahkan
koordinasi di antara para spesialis untuk menyelesaikan tugas tepat waktu dan
memenuhi target anggaran.[1] Lebih jauh, departementalisasi ini
memberikan tanggung jawab yang jelas atas semua kegiatan yang terkait dengan
sebuah produk, tetapi dengan duplikasi biaya dan kegiatan.[1] Matriks berupaya menarik kekuatan
tersebut sembari menghindarkan kelemahan-kelemahan mereka.[1]
Karakteristik
struktural paling nyata dari matriks adalah bahwa ia mematahkan konsep kesatuan
komando sehingga karyawan dalam struktur matriks memiliki dua atasan -manajer departemen fungsional dan manajer produk.[1] Karena itulah matriks memiliki rantai
komando ganda.[1]
Desain Struktur Organisasi Modern
Struktur tim
Struktur tim
adalah pemanfaatan tim sebagai perangkat sentral untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan
kerja.[3] Karakteristik utama struktur tim adalah
bahwa struktr ini meniadakan kendala-kendala departemental dan
mendesentralisasi pengambilan keputusan ke tingkat tim kerja.[1] Struktur tim juga mendorong karyawan
untuk menjadi generalis sekaligus spesialis.[4]
Organisasi virtual
Organisasi virtual
adalah organisasi inti kecil yang menyubkontrakkan fungsi-fungsi utama bisnis
secara detail.[5]
Organisasi Nirbatas
Organisasi
nirbatas adalah sebuah organisasi yang berusaha menghapuskan rantai komando,
memiliki rentang kendali tak terbatas, dan mengganti departemen dengan tim yang
diberdayakan.[1]
Model desain struktur organisasi
Ada dua model
ekstrem dari desain organisasi.[1]
- Model
mekanistis, yaitu sebuah struktur yang dicirikan oleh departementalisasi
yang luas, formalisasi yang tinggi, jaringan informasi yang terbatas, dan
sentralisasi.[1]
- Model
organik, yaitu sebuah struktur yang rata, menggunakan tim lintas hierarki
dan lintas fungsi, memiliki formalisasi yang rendah, memiliki jaringan
informasi yang komprehensif, dan mengandalkan pengambilan keputusan secara
partisipatif.[1]
- Model
Piramid,model ini di buat persis sebuah piramida.
- Model
Horizontal,Model ini dibuat dengan manarik garis lurus secara horizontal
dengan pembagian funsional masing-masing bersama tugasnya masi-masing
Faktor penentu struktur organisasi
Sebagian organisasi terstruktur pada garis yang lebih
mekanistis sedangkan sebagian yang lain mengikuti karakteristik organik.[1] Berikut adalah faktor-faktor utama yang
diidentifikasi menjadi penyebab atau penentu struktur suatu organisasi:[6]
Strategi
Struktur
organisasi adalah salah satu sarana yang digunakan manajemen untuk mencapai
sasarannya.[6] Karena sasaran diturunkan dari strategi
organisasi secara keseluruhan, logis kalau strategi dan struktur harus terkait
erat.[6] tepatnya, struktur harus mengikuti
strategi.[6] Jika manajemen melakukan perubahan
signifikan dalam strategi organisasinya, struktur pun perlu dimodifikasi untuk
menampung dan mendukung perubahan ini.[6] Sebagian besar kerangka strategi dewasa
ini terfokus pada tiga dimensi -inovasi, minimalisasi biaya, dan imitasi- dan
pada desain struktur yang berfungsi dengan baik untuk masing-masing dimensi.[6]
Strategi inovasi adalah strategi yang menekankan
diperkenalkannya produk dan jasa baru yang menjadi andalan.[6] Strategi minimalisasi biaya adalah
strategi yang menekankan pengendalian biaya secara ketat, menghindari
pengeluaran untuk inovasi dan pemasaran yang tidak perlu,
dan pemotongan harga.[6] Strategi imitasi adalah strategi yang mencoba masuk ke
produk-produk atau pasar-pasar baru hanya setelah viabilitas terbukti.[6]
Ukuran organisasi
Terdapat banyak
bukti yang mendukung ide bahwa ukuran sebuah organisasi secara signifikan
memengaruhi strukturnya.[6] Sebagai contoh, organisasi-organisasi
besar yang mempekerjakan 2.000 orang atau lebih cenderung memiliki banyak
spesialisasi, departementalisasi, tingkatan vertikal, serta aturan dan
ketentuan daripada organisasi kecil.[6] Namun, hubungan itu tidak bersifat
linier.[6] Alih-alih, ukuran memengaruhi struktur dengan kadar yang semakin menurun.
Dampak ukuran menjadi kurang penting saat organisasi meluas.[6]
Teknologi
Istilah teknologi mengacu pada cara sebuah organisasi
mengubah input menjadi output.[6] Setiap organisasi paling tidak memiliki
satu teknologi untuk mengubah sumber daya finansial, SDM, dan sumber daya fisik menjadi
produk atau jasa.[6]
Lingkungan
Lingkungan sebuah organisasi terbentuk dari
lembaga-lembaga atau kekuatan-kekuatan di luar organisasi yang berpotensi memengaruhi
kinerja organisasi.[6] Kekuatan-kekuatan ini biasanya meliputi
pemasok, pelanggan, pesaing, badan peraturan pemerintah, kelompok-kelompok tekanan publik, dan sebagainya.[6]
Struktur
organisasi dipengaruhi oleh lingkungannya karena lingkungan selalu berubah.[6] Beberapa organisasi menghadapi
lingkungan yang relatif statis -tak banyak kekuatan di lingkungan mereka yang
berubah.[6] Misalnya, tidak muncul pesaing baru,
tidak ada terobosan teknologi baru oleh pesaing saat ini, atau tidak banyak
aktivitas dari kelompok-kelompok tekanan publik yang mungkin memengaruhi
organisasi.[6] Organisasi-organisasi lain menghadapi
lingkungan yang sangat dinamis -peraturan pemerintah cepat berubah dan
memengaruhi bisnis mereka, pesaing baru, kesulitan dalam
mendapatkan bahan baku, preferensi pelanggan yang terus berubah terhadap
produk, dan semacamnya. Secara signifikan, lingkungan yang statis memberi lebih
sedikit ketidakpastian bagi para manajer dibanding lingkungan yang dinamis.[6] Karena ketidakpastian adalah sebuah
ancaman bagi keefektifan sebuah organisasi, manajemen akan menocba meminimalkannya.[6] Salah satu cara untuk mengurangi
ketidakpastian lingkungan adalah melalui penyesuaian struktur organisasi. [6]
Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Organisasi
Tidak sedikit pendapat yang
mengemukakan faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas organisasi baik secara
langsung maupun tidak langsung, akan tetapi pada dasarnya pendapat-pendapat
tersebut sudah terangkum dalam hasil penelitian Richard M.Steer. seperti
misalnya teori mengenai pembinaan organisasi yang menekankan adanya perubahan
yang berencana dalam organisasi yang bertujuan untuk meningkatkan efektivitas
organisasi.
Pendiagnosaan organisasi sebagai salah satu metode pembinaan organisasi
menekankan pada hal-hal yang dianggap mempengaruhi ketidakstabilan atau
ketidakberhasilan organisasi dalam mencapai tujuannya. Weisbord memberikan
model untuk mendiagnosa organisasi yang sering dikenal dengan model enam kotak
Weisbord yang terdiri dari : (1) tujuan; (2) struktur; (3) sistem penghargaan;
(4) mekanisme tata kerja; (5) tata hubungan dan (6) kepemimpinan.
Thoha,(2000:98).
Hal ini secara tidak langsung menyebutkan bahwa keberhasilan organisasi
dipengaruhi oleh keenam unsur diatas, sehingga keenam unsur tersebut perlu
didiagnosa lebih lanjut untuk mengetahui penyebab ketidak berhasilan organisasi
mencapai tujuannya.
Dydiet Hardjito (1997:65), mengemukakan bahwa keberhasilan organisasi mencapai
tujuannya dipengaruhi oleh komponen-komponen organisasi meliputi : (1)
Struktur; (2) Tujuan; (3) Manusia; (4) Hukum; (5) Prosedur pengoperasian yang
berlaku (Standard Operating Procedure); (6) Teknologi; (7) Lingkungan; (8)
Kompleksitas; (9) Spesialisasi; (10) Kewenangan; (11) Pembagian tugas.
Pemahaman terhadap suatu penelitian harus didasarkan atas suatu kerangka kerja
analisa yang dipakai sebagai pedoman. Kerangka kerja ini merupakan variabel
yang memainkan peranan penting dalam memperlancar terwujudnya keberhasilan
organisasi. Menurut Steers (1985:209), kerangka kerja yang dipakai dapat
mengidentifikasi empat rangkaian variabel yang berhubungan dengan efektivitas,
yakni ciri organisasi, ciri lingkungan, ciri pekerjaan serta kebijakan dan
praktek manajemen.
Ciri organisasi
Penekanan ciri organisasi oleh Steers adalah terhadap struktur dan teknologi
karena kedua variabel tersebut sangat mempengaruhi efektivitas organisasi.
Perubahan yang bersifat inovatif dalam hubungan interaktif antar
anggota-anggota organisasi atau penyusunan hubungan SDM akan meningkatkan
efektivitas organisasi. Dengan tercapainya berbagai kemajuan di dalam struktur
organisasi, misalnya dengan meningkatkan spesialisasi fungsi, ukuran
organisasi, sentralisasi pengambilan keputusan dan formalisasi akan
meningkatkan produktivitas organisasi.
Tercapainya kemajuan di dalam teknologi dapat memperkenalkan cara-cara yang
lebih produktif dengan menggunakan sarana-sarana baru akan mempengaruhi
efektivitas organisasi. Pemanfaatan kedua hal tersebut secara baik, yakni
struktur dan teknologi akan mempermudah organisasi untuk mencapai tujuannya.
Peranan manajer/direktur di dalam mengantisipasi perubahan-perubahan yang
terjadi di dalam lingkungan dan merumuskan sasaran-sasaran pokok sangat
menentukan sebab akan membawa kemajuan-kemajuan di dalam organisasi.
Ciri organisasi yang berupa struktur organisasi meliputi faktor luasnya desentralisasi,
faktor ini akan mengatur atau menentukan sampai seberapa jauh para anggota
organisasi dapat mengambil keputusan atau diikutsertakan dalam pengambilan
keputusan. Faktor lainnya yaitu spesialisasi pekerjaan yang membuka peluang
bagi para pekerja untuk mengembangkan diri dalam bidang keahliannya sehingga
tidak mengekang daya inovasi mereka. Faktor formalisasi berhubungan terhadap
tingkat adaptasi organisasi terhadap lingkungannya yang selalu berubah. Semakin
formal suatu organisasi semakin sulit organisasi itu untuk beradaptasi terhadap
lingkungannya. Hal diatas berpengaruh terhadap efektivitas organisasi, karena
faktor tersebut menyangkut para pekerja yang cenderung lebih terikat pada
organisasi dan merasa lebih puas jika mereka mempunyai kesempatan mendapat
tanggung jawab yang lebih besar dan mengandung lebih banyak variasi jika
peraturan dan ketentuan yang ada dibatasi seminimal mungkin.
Tanda-tanda organisasi yang baik dan efektif antara lain; (a) Tujuan organisasi
itu jelas dan realistis, (b) Pembagian kerja dan hubungan pekerjaan antara
unit-unit, sub sistem-sub sistem atau bagian-bagian harus baik dan jelas, (c)
Organisasi itu harus menjadi alat dan wadah yang efektif dalam mencapai tujuan,
(d) Tipe organisasi dan strukturnya harus sesuai dengan kebituhan, (e)
Unit-unit kerja (departemen, bagian) nya ditetapkan berdasarkan atas eratnya
hubungan pekerjaan, (f) Rentang kendali setiap bagian harus berdasarkan volume
pekerjaan dan tidak boleh terlalu banyak, (g) Jenis wewenang (authority) yang
dimiliki setiap pejabat harus jelas.
Ciri Lingkungan
Baik lingkungan ekstern maupun lingkungan intern mempengaruhi efektivitas
organisasi. Lingkungan ekstern merupakan semua kekuatan yang timbul di luar
batas-batas organisasi dan mempengaruhi keputusan serta tindakan di dalam
organisasi. Pengaruh lingkungan ekstern meliputi derajat kestabilan yang
relatif dari lingkungan, derajat kompleksitas lingkungan dan derajat
ketidakpastian lingkungan. Yang termasuk dalam lingkungan luar antara lain
adalah hukum, ekonomi dan pasar di mana organisasi berusaha mendapatkan sumber
daya dan mendistribusikan keluarannya. Lingkungan intern dikenal sebagai iklim
organisasi, yang meliputi macam-macam atribut lingkungan kerja, khususnya
atribut-atribut yang diukur pada tingkat individual. Lingkungan dalam meliputi
kebudayaan dan sosial yang sangat menentukan perilaku kerja.
Ciri lingkungan menjelaskan bahwa keberhasilan suatu organisasi sangat
dipengaruhi oleh kemampuannya dalam menanggapi lingkungannya. Dalam menentukan
tepat-tidaknya tanggapan organisasi terhadap perubahan lingkungan, ada tiga
variabel kunci yang dipakai yakni tingkat keterdugaan keadaan lingkungan,
ketepatan persepsi atas keadaan lingkungan dan tingkat rasionalitas organisasi.
Dengan arti lain, semakin tepat tanggapannya, maka semakin berhasil kemampuan
organisasi untuk menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan. Pemantauan yang
terus-menerus terhadap perubahan lingkungan harus diikuti dengan penyesuaian
standar design, teknologi, sasaran dan perilaku organisasi.
Steer (1985:111) menyimpulkan dari berbagai penelitian yang dilakukan oleh para
ahli seperti Lawrence & Lorch (1967), Weick (1969) dan Simon (1957) bahwa
keterdugaan, persepsi dan rasionalitas merupakan faktor yang penting yang
mempengaruhi hubungan lingkungan. Dalam hubungan ini terdapat suatu pola dimana
tingkat keterdugaan dari keadaan lingkungan disaring oleh para pengambil
keputusan dalam organisasi melalui ketepatan persepsi yang tepat mengenai
lingkungan dan pengambilan keputusan yang sangat rasional akan dapat memberikan
sumbangan terhadap efektivitas organisasi.
Ciri Pekerja
Selain ciri organisasi dan ciri lingkungan, pekerja juga mempengaruhi tingkat
efektivitas organisasi sebab lancar-tidaknya pencapaian tujuan suatu organisasi
tergantung dari kemampuan pekerja sendiri. Kemajemukan yang ada dalam suatu
organisasi (organization diversity) menggambarkan perbedaan individual di
antara pekerja. Perbedaan individual menggambarkan perbedaan di dalam
pandangan, tujuan, kebutuhan dan kemampuan. Hal yang dipengaruhi di dalam
pencapaian efektivitas adalah rasa keterikatan terhadap organisasi atau
jangkauan identifikasi para pekerja dengan majikannya dan prestasi kerja
individual.
Katz Kahn (1966) meneliti peranan tingkah laku dalam efektivitas organisasi harus
memenuhi tiga persyaratan tingkah laku yaitu : Pertama, setiap organisasi harus
mampu membina dan mempertahankan suatu armada kerja yang mantap yang terdiri
dari pekerja baik pria maupun wanita yang terampil. Hal ini berarti disamping
mengadakan penerimaan dan penempatan pegawai, organisasi juga harus mampu
memelihara para pekerja dengan imbalan yang pantas dan memadai sesuai dengan
kontribusi individu dan yang relevan bagi pemuasan kebutuhan individu.
Kedua, organisasi harus dapat menikmati prestasi peranan yang dapat diandalkan
dari para pekerjanya. Sering terjadi manajer puncak yang seharusnya memikul
tanggung jawab utama dalam merumuskan kebijakan perusahaan, membuang terlalu
banyak waktu untuk keputusan dan kegiatan sehari-hari yang sepele dan mungkin
menarik akan tetapi tidak relevan dengan peranannya, sehingga berkurangnya
waktu yang tersedia bagi kegiatan kearah tujuan yang yang lebih tepat. Bila
sebuah organisasi ingin beroperasi efektif, setiap anggota bukan hanya harus
bersedia berkarya, tetapi juga harus bersedia melaksanakan tugas khusus yang
menjadi tanggung jawab utamanya.
Terakhir, disamping prestasi peranan yang dapat diandalkan, organisasi yang
efektif menuntut agar para pekerja mengusahakan bentuk tingkah laku yang
spontan dan inovatif. Job discription tidak akan dapat secara mendetail
merumuskan apa yang mereka kerjakan setiap saat, karena jika terdapat keadaan
darurat atau yang luar biasa, individu harus mampu bertindak atas inisiatif
sendiri atau mengambil keputusan dan mengadakan tanggapan terhadap yang paling
baik bagi organisasi.
Peranan pekerja sangat mempengaruhi proses pencapaian tujuan sebab menyangkut
tingkat produktivitas kerja di dalam menghasilkan output. Apabila pekerja
bekerja secara produktif dan memperbesar serta memperlancar kemungkinan
tercapainya tujuan organisasi, maka efektivitas kerja akan meningkat. Di lain
pihak, apabila para pekerja dihadapkan pada situasi dimana tujuan pribadi
mereka bertentangan dengan sasaran organisasi, maka efektivitas kerja akan berkurang.
Kebijakan dan Praktek Manajemen
Kebijakan dan praktek manajemen merupakan mekanisme yang meliputi penetapan
tujuan strategi, pencarian dan pemanfaatan sumber daya secara efisien,
menciptakan lingkungan prestasi, proses komunikasi, kepemimpinan dan pengambilan
keputusan serta adaptasi dan inovasi organisasi. Dalam hal ini, peranan manajer
sangat penting untuk mengarahkan kegiatan-kegiatan secara proporsional untuk
mencapai tujuan.
Henry Mintzberg yang dikutip Gibson at.al (1996:33) mengidentifikasikan tiga
peran utama manajerial : Peran interpersonal, peran pengambil keputusan dan
peran informasi.
Masing-masing peran mempunyai beberapa aktivitas yang berkaitan yang membedakan
satu peran dari lainnya. Aktivitas peran interpersonal dengan jelas melibatkan
manajer dengan pihak lain didalam maupun diluar organisasi. Aktivitas peran
pengambil keputusan melibatkan manajer dalam membuat keputusan dari sudut
operasional, alokasi sumber daya, dan negosiasi dengan unsur-unsur organisasi.
Peran informasi akan melibatkan manajer sebagai seorang penerima atau pemberi
informasi kepada berbagai individu dan institusi.
Sebuah kebijakan yang baik adalah kebijakan yang berjalan, yang membuat
kebijakan itu berjalan adalah bila kebijakan tersebut secara jelas membawa kita
kearah yang ingin kita tuju. Kebijakan harus dipahami, tetapi tidak berarti
bahwa kebijakan harus ditulis ( Michael Amstrong, 1995: 49). Sifat kebijakan
tersebut diatas menuntut adanya kontribusi para pelaksana kebijakan dalam
penetapannya, karena merekalah yang akan menjadi implementor dari kebijakan
dari kebijakan yang telah dibuat.
Musyawarah untuk mencapai mupakat diperlukan pula dalam menetapkan suatu
kebijakan dalam suatu organisasi. Pada intinya manajemen adalah tentang
memutuskan apa yang harus dilakukan dan lalu melaksanakannya melalui
orang-orang (Amstrong, 1995:xiii). Definisi ini menekankan bahwa manusia dalam
organisasi merupakan sumber daya terpenting, karena melalui sumber daya inilah
sumber daya lainnya seperti pengetahuan, keuangan, peralatan dan sebagainya
dapat dikelola.
Begitu pentingnya manajemen bagi organisasi, maka para manajer harus dapat
menjadi manajer yang mengerti para pegawainya, menghargai karena tanpa mereka
manajer tidak mempunyai arti apa-apa. Kebijakan dan paraktik manajemen ini
berpengaruh terhadap efektivitas organisasi, karena para pekerja dalam
organisasi yang menentukan efektif atau tidaknya suatu organisasi dapat
digerakkan oleh manajer yang baik untuk melaksanakan kebijakan guna mencapai
tujuan organisasi.
EFISIENSI
dan EFEKTIF dalam ORGANISASI
Ungkapan kata efisiensi dan
efektifitas dapat diartikan secara menyeluruh dalam setiap aktivitas / kegiatan
organisasi. Kedua kata tersebut merupakan kata yang dapat saling melengkapi.
Mengapa begitu ? Karena kata efisiensi menceritakan bagaimana suatu usaha
dilakukan untuk menekan laju pertumbuhan eksploitasi yang semakin meningkat
karena penggunaan biaya/dana yang sudah melebihi target yang direncanakan.
Di satu sisi, maksud dari efektifitas adalah meminta dan berusaha agar segala
usaha atau aktivitas organisasi dilakukan sesuai dengan kebutuhan dengan tetap
melakukan efesiensi secara benar sesuai porsinya.Jangan salah kaprah, jika
efisiensi dilakukan hanya semata-mata untuk mengurangi agar beberapa pos
pengeluaran mengalami penurunan, dengan tidak memperhitungkan ketidak-efektifan
produktifitas kinerja, yang terjadi malah kinerja menurun. Dan sudah pasti
program kerja tidak akan berjalan dengan semestinya.
Langkah terpenting dapat dilakukan untuk mewujudkan efisiensi dan efektifitas
adalah meningkatkan produktiftas SDM, ciptakan aturan dan mekanisme kerja yang
konsisten serta penyaluran dana/biaya operasional yang betul-betul dipergunakan
demi kepentingan kerja/kedinasan secara langsung sesuai dengan kepentingannya
dan program efisiensi dan efektifitas dilakukan secara merata pada semua lini
atau bagian di lingkup organisasi, serta efisiensi harus terus tetap dilakukan
dalam kondisi apapun, asalkan tidak menghambat kinerja organisasi.
Efektivitas adalah pencapaian tujuan
secara tepat atau memilih tujuan-tujuan yang tepat dari serangkaian alternatif
atau pilihan cara dan menentukan pilihan dari beberapa pilihan lainnya.
Efektifitas bisa juga diartikan sebagai pengukuran keberhasilan dalam
pencapaian tujuan-tujuan yang telah ditentukan. Sebagai contoh jika sebuah
tugas dapat selesai dengan pemilihan cara-cara yang sudah ditentukan, maka cara
tersebut adalah benar atau efektif.
Sedangkan
efisiensi adalah penggunaan sumber daya secara minimum guna pencapaian hasil
yang optimum. Efisiensi menganggap bahwa tujuan-tujuan yang benar telah
ditentukan dan berusaha untuk mencari cara-cara yang paling baik untuk mencapai
tujuan-tujuan tersebut. Efisiensi hanya dapat dievaluasi dengan
penilaian-penilaian relatif, membandingkan antara masukan dan keluaran yang
diterima. Sebagai contoh untuk menyelesaikan sebuah tugas, cara A membutuhkan
waktu 1 jam sedang cara B membutuhkan waktu 2 jam, maka cara A lebih efisien
dari cara B. Dengan kata lain tugas tersebut dapat selesai menggunakan cara
dengan benar atau efisiensi.
Efektifitas
adalah melakukan tugas yang benar sedangkan efisiensi adalah melakukan tugas
dengan benar. Penyelesaian yang efektif belum tentu efisien begitu juga
sebaliknya. Yang efektif bisa saja membutuhkan sumber daya yang sangat besar
sedangkan yang efisien barangkali memakan waktu yang lama. Sehingga sebisa mungkin
efektivitas dan efisiensi bisa mencapai tingkat optimum untuk kedua-duanya.
Pengembangan organisasi yang efektif memiliki ciri-ciri
sebagai berikut :
1.
Merupakan strategi terencana dalam
mewujudkan perubahan organisasional, yang memiliki sasaran jelas berdasarkan
diagnosa yang tepat tentang permasalahan yang dihadapi oleh organisasi.
2.
Merupakan kolaborasi antara berbagai
pihak yang akan terkena dampak perubahan yang akan terjadi.
3.
Menekankan cara-cara baru yang
diperlukan untuk meningkatkan kinerja seluruh organisasi dan semua satuan kerja
dalam organisasi.
4.
Mengandung nilai humanistik dimana
pengembangan potensi manusia menjadi bagian terpenting.
5.
Menggunakan pendekatan komitmen
sehingga selalu memperhitungkan pentingnya interaksi, interaksi dan
interdependensi antara berbagai satuan kerja sebagai bagian integral di suasana
yang utuh.
6.
Menggunakan pendekatan ilmiah dalam
upaya meningkatkan efektivitas organisasi.